Для начала работы в портале Битрикс24 необходимо открыть браузер и набрать в адресной строке «bitrix24.net».

Авторизация на портале Битрикс24 — это процедура входа для получения доступа к личному профилю и инструментам системы. В адресной строке браузера укажите домен вашего портала vavilonproject.bitrix24.ru. Также вы можете выполнить вход через Битрикс24.Паспорт. В этом случае нужно будет ввести только данные для авторизации и выбрать портал в списке.

В зависимости от первоначального способа регистрации, пройдите авторизацию на портале тем же путем. Например, если вы регистрировали Битрикс24 с помощью соцсетей, авторизуйтесь данным способом.

Затем введите логин, который указали при регистрации, например, номер телефона или e-mail. Нажмите Далее. Затем введите пароль и ещё раз нажмите Далее.

2.1 Профиль сотрудника

У каждого пользователя Битрикс24 есть своя персональная страница с личной информацией. Чтобы попасть в свой профиль, в верхнем меню нажмите на своё имя и выберите раздел Профиль.

2.1 Профиль сотрудника

В профиле вы сможете перейти к своим задачам, диску, календарю и т.п.

2.2 Основное меню портала Битрикс24

Главное меню позволяет одним кликом перейти к любому инструменту в Битрикс24. По умолчанию оно представлено в свернутом виде.

2.2 Основное меню портала Битрикс24

Наведите мышку на левую часть экрана, чтобы развернуть меню. Для того, чтобы оставить меню в развернутом виде, кликните по кнопке в левом верхнем углу.

2.3 Поиск по порталу

В верхней части экрана расположена строка поиска по порталу.

В поиске можно найти информацию по всем модулям портала — Сотрудники, Группы, разделы и пункты меню портала, Задачи, элементы CRM (лиды, сделки, контакты, компании) и файлы Диска.

2.4 Совместная работа

Это раздел, где по умолчанию находятся общие инструменты для организации работы в компании: Новости, Чат и звонки, Календарь, Документы Онлайн, Диск, Почта и Группы. Раздел можно свернуть и развернуть.

2.5 Рабочий день

Одним из важнейших пунктов работы с порталом — является рабочее время. Вся работа с учетом вашего рабочего времени сосредоточена в панели Рабочий день, расположенной в верхнем меню портала. Каждый сотрудник в начале рабочего дня должен запустить учет рабочего времени. Для этого нужно развернуть панель и нажать «Начать рабочий день». — 

Когда вы решите закончить работу, нажмите на кнопку Завершить рабочий день

2.6 Задачи и проекты

Модуль системы для планирования и контроля работ — это Задачи. Сотрудникам доступны следующие возможности для работы с задачами:
— Выбрать удобное отображение для задач: Задачи в списке, Сроки, Мой план, Календарь и Гант, работа с задачами в Скрам.
— Группировать задачи в Проекты.
— Формировать отчеты по задачам.
— Ставить задачи из Шаблона

2.7 Календарь

В Битрикс24 есть два основных типа календарей — «Мой календарь» и «Календарь компании». В разделе «Мой календарь» вы можете составлять удобное расписание, планировать встречи с коллегами и следить за сроками задач в одном окне. Для планирования событий, относящихся ко всей компании, используйте «Календарь компании». Добавлять события в этот календарь может каждый сотрудник.

2.8 Документы Онлайн

В разделе Документы Онлайн можно найти все документы, над которыми ведётся работа, а также можно создать новые и совместно их редактировать.

2.9 Диск

В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними. Мой диск — ваше персональное хранилище для любых файлов. Общий диск — хранилище документов компании. Все сотрудники имеют доступ к файлам на общем диске.

2.10 Почта

Раздел почты расположен в левом меню. Если настроен хотя бы один почтовый ящик — мы перейдем к списку писем. В ином случае система предложит подключить новый ящик: Функционал аналогичен почтовому сервису: вы можете видеть входящие письма, группировать их по папкам, отправлять почтовые сообщения клиентам.

2.11 Группы и проекты

Группы (проекты) помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть, какие действия и задачи были выполнены в той или иной группе. — Рисунок 16

Для того, чтобы создать группу или проект найдите раздел «Группы» в главном меню и нажмите «Создать».

2.12 Карта сайта

Чтобы открыть полный список инструментов Битрикс24, выберите в главном меню пункт «Карта сайта».

2.13 Лента новостей Битрикс24

Лента Новостей необходима для общения сотрудников внутри компании.

Сообщения — это наиболее популярный способ общения в ленте Новостей. В ленте можно писать сообщения всем сотрудникам, группе людей или конкретному сотруднику. Текст сообщения можно оформить в визуальном редакторе, а к сообщению прикрепить необходимый файл

После публикации сообщения, вы можете видеть, сколько человек просмотрели его, и кто именно это сделал. К сообщению можно писать комментарии и выражать свои эмоции через лайки и эмодзи.

2.14 Чат и звонки

В данном модуле происходит взаимодействие с коллегами, клиентами или партнерами в чатах, по видео и открытых линиях.

Можно создать любое количество групповых и личных чатов, чтобы обсуждать идеи и делиться файлами.

2.15 CRM

CRM – модуль системы, в котором собраны инструменты для учета работы с клиентами: лиды, сделки, клиенты, мои дела, товары и склады и пр.

Контакт – один из основных элементов в CRM. Контактом может быть контрагент, частное лицо, представитель компании или клиент.

Сохраняя контакты в CRM, вы сможете проанализировать свою клиентскую базу, создавать рассылки, вести эффективное взаимодействие с клиентом.

Работа с контактами ведется на странице CRM > Клиенты > Контакты..

Создать контакт можно через кнопку «Создать», откроется карточка контакта, куда нужно внести всю необходимую информацию.

Карточка контакта состоит из нескольких разделов, где вы можете хранить детальную информацию о клиенте. В правой части карточки видна связь с другими элементами CRM.

С помощью контекстного меню можно выполнить стандартные действия – открыть, копировать и удалить контакт.

Компания — это элемент CRM, который содержит подробную информацию об организации. Компанией может быть как ваш клиент, так и поставщик или партнёр. Список компаний расположен в CRM > Клиенты > Компании.

Список компаний содержит основную информацию — название компании, текущие дела, дату создания и путь клиента, который подтягивается из сквозной аналитики.

Вы также можете настроить, какую информацию хотите видеть в списке компаний, и в будущем видеть всю нужную информацию, не открывая карточку компании

Создать компанию можно через кнопку «Добавить», откроется карточка компании, куда нужно внести всю информацию о компании.

Логика работы одинакова как для контактов, так и компаний. Рассмотрим на примере контактов:

У вас есть несколько контактов. Выберите их:

В меню групповых операций укажите «Объединить», далее «Применить». Видим следующий экран:

Далее необходимо выбрать основной контакт, сверить результат объединения и нажать «Объединить»:

Кнопка «Объединить и редактировать» откроет вам карточку итогового контакта, который был получен в результате объединения.

Для компаний аналогично:

Сделка — это процесс продажи товара или услуги клиенту.

Сделки находятся в разделе CRM — Сделки. Для них доступны четыре варианта отображения: Канбан, Список, Дела, Календарь.

Добавить сделку можно на странице
CRM > Сделки > Создать.

У сделки, как элемента CRM, есть карточка, в которой находится вся информация, связанная с процессом продажи: товары или услуги, сумма, данные клиента. Карточку сделки можно подстроить под любой вид деятельности: создать нужные поля и настроить к ним доступ, объединить поля в блоки и установить нужный вид карточки.

На странице CRM > Мои дела находится список запланированных и выполненных дел.

Создать дело вы можете в элементе или на странице Мои дела, нажмите «Создать» и выберите тип дела.

На странице CRM > Товары и склады > Каталог товаров находится список товаров и услуг.

Найти товар или услугу можно через окно поиска. Укажите название в соответствующем поле.

В правой верхней части портала расположена синяя кнопка «Помощь».

При нажатии на кнопку вам будет представлен актуальный список статей со справочной информацией по тому модулю, в котором вы находитесь на данный момент.

Создание сделки

Необходимо перейти в раздел Сделки и выбрать воронку обзвона (если у вас их несколько) или же у вас откроется сразу данная воронка. Сделать это можно следующим образом:

Для создания сделки используете кнопку «Создать» или альтернативные способы (выделил желтым)

Далее откроется карточка сделки, заполните и сохраните, как минимум, вам нужно выбрать существующего или создать новую компанию в поле

После создания сделка попадает на стадию «Новая заявка». В данной стадии руководитель отдела, для создается задача на данном этапе.

Он выполняет распределение сделок на ответственных. Что необходимо сделать: изменить ответственного в соответствующем поле и закрыть задачу.

Далее сделка автоматически переходит на следующую стадию.

На данной стадии ответственный за сделку получает задачу - квалифицировать заявку(выделено красным), обратите внимание на раздел Результаты, здесь фиксируются результаты вашей работы на протяжении всего процесса работы со сделкой:

Что необходимо сделать: собрать необходимую информацию, связаться с клиентом (выделено желтым) и квалифицировать заявку.

По итогу сотрудник заполняет результат в поле «Квалифицировать». Если выбрано «Квалифицировать — Да» вся информация о компании собрана, то процесс автоматически перейдет на следующую стадию, если же нет, то поступит соответствующее уведомление и задание с инструкциями, перейдите к заданию и выполните, что требуется.

Обязательные поля компании для продолжения: вид деятельности; выручка; телефон; email; ИНН.

Если выбрано "Квалифицировать - Нет", то сделки перейдет завершится в стадии "Не наш профиль", на этом процесс работы с данной сделкой завершен.

На данной стадии ответственный за сделку, как и ранее, получает задачу. На данном этапе ему требуется "Найти ЛПР":

Логика аналогичная предыдущим этапам.

Работаем с клиентом (в желтом квадрате). Вносим результаты в поле «Найти ЛПР"(выделено оранжевым). Работаем с самой задаче (в красной рамке), но исходя из внесенного результата.

Результаты «Найти ЛПР»:

1) Да — вы нашли ЛПР и заполнили всю необходимую информацию о нем карточке контакта (ФИО, телефон, email, должность)

сделка автоматически перейдет на следующую стадию.

2) Нет - продлит крайний срок вашей задачи на 30 дней(менять срок нельзя по умолчанию).

3) Недозвон - вы нашли контакт, но вам не удалось дозвониться, выбирайте данный результат и выставьте новый крайний срок для задачи "Найти ЛПР".

Если вы не заполнили все обязательные поля контакта, то сделка остается на текущей стадии несмотря на результат "Найти ЛПР - Да", сотрудник будет проинформирован через комментарий, уведомление.

На данной стадии ответственный за сделку аналогично получает задачу. На данном этапе ему требуется "Узнать интерес":

Логика аналогичная предыдущим этапам.

Работаем с клиентом (в желтом квадрате). Вносим результаты в поле "Найти ЛПР" (выделено оранжевым). Работаем с самой задаче (в красной рамке), но исходя из внесенного результата.

Результаты «Найти ЛПР»:

1) Да — вы нашли ЛПР и заполнили всю необходимую информацию о нем карточке контакта (ФИО, телефон, email, должность)

сделка автоматически перейдет на следующую стадию.

2) Нет - продлит крайний срок вашей задачи на 30 дней(менять срок нельзя по умолчанию).

3) Недозвон - вы нашли контакт, но вам не удалось дозвониться, выбирайте данный результат и выставьте новый крайний срок для задачи "Найти ЛПР".

Если вы не заполнили все обязательные поля контакта, то сделка остается на текущей стадии несмотря на результат "Найти ЛПР - Да", сотрудник будет проинформирован через комментарий, уведомление.

На данной стадии ответственный за сделку аналогично получает задачу. На данном этапе ему требуется "Узнать интерес":

Логика аналогичная предыдущим этапам.

Работаем с клиентом (в желтом квадрате). Вносим результаты в поле «Узнать интерес (Горячие)» (выделено оранжевым). Работаем с самой задаче (в красной рамке), но исходя из внесенного результата.

Результаты «Узнать интерес (Горячие)»:
1) Нет работы — продлит крайний срок вашей задачи на 30 дней (менять срок нельзя по умолчанию).
2) Обещали заявку — вы дозвонились и вам клиент пообещал заявку, смело ставьте данный результат. CRM создаст вторую задачу «Обещали заявку», заполните ее в соответствии с контекстом. Предыдущую задачу (Узнать интерес) можете закрыть, если работа по ней завершена.
3) Недозвон — выбирайте данный результат и выставьте новый крайний срок для задачи «Узнать интерес», если не удалось дозвонится до клиента.

Переход на стадию «Успешно» или «Не успешно» выполняется по решению менеджера — вручную. Через панель стадий или в поле карточке.